Dataskyddspolicy

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Alla uppgifter som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet är en personuppgift. Det är exempelvis namn, epost-adresser och personnummer men också bilder och användarnamn i digitala medier.

Behandling av personuppgifter är alla åtgärder som sker med personuppgifterna i IT-system, oavsett om det handlar om mobila enheter eller datorer. Det handlar till exempel om insamling, registrering, läsning, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering med mera. I vissa fall kan även åtgärder som sker utanför IT-systemen ses som behandling. Det gäller när personuppgifter ingår i register.

Personuppgiftsansvarig

För de behandlingar som sker inom Almega och Almegas förbund är Almega personuppgiftsansvarig. (Almega AB, Box 55545, 102 04 Stockholm organisationsnummer 556334-0941) För vissa behandlingar, såsom till exempel medlemsregistret, är vi gemensamt personuppgiftsansvariga tillsammans med övriga organisationer i Svenskt Näringsliv.

Läs mer om personuppgiftsansvarig.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varför?

Generellt

Vi behandlar i huvudsak ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer och din befattning. Ibland kan ytterligare information behandlas, till exempel om du är riksdagsledamot eller lokalpolitiker, men bara om du själv kan anses ha offentliggjort informationen. Vi behandlar även vissa personuppgifter vid kontakt med oss som till exempel när du blir medlem i något av Almegas förbund. Andra personuppgifter som kan komma att behandlas rör kontakter med förhandlare och jurister i Almegas rådgivning. Om du skapar ett användarkonto, i till exempel Arbetsgivarguiden hos oss kommer vi även behandla dessa kontouppgifter. Vid olika event och seminarier kommer även personuppgifter att behandlas. Almega kan komma att spela in ditt samtal hos telefonisten i växeln för kvalitetssäkring. Efter 72 timmar raderas inspelningen automatiskt.

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att tillhandahålla de tjänster och produkter du har begärt (exempelvis ett nyhetsbrev, rådgivning, juridisk hjälp eller deltagande i en utbildning). Vi kommer även behandla dina personuppgifter för att vårda och administrera vår relation med dig samt, i tillämpliga fall, för att administrera avtalet med dig eller med din arbetsgivare. Vi kan även komma att informera dig om våra kurser, evenemang och annat som vi finner ligga i såväl ditt som vårt intresse. Det kan också förekomma att vi skickar ut enkäter för att utvärdera kurser, seminarier och andra aktiviteter eller tjänster.

Därutöver kan vi även komma att använda dina personuppgifter för att informera dig om produkter och tjänster som vi erbjuder och som kan vara av intresse för dig.

Almega och Almegas förbund behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vi behandlar dina personuppgifter då det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal med dig eller svara på din begäran om service eller då vi har ett annat legitimt och berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter, till exempel ett intresse av att få marknadsföra våra tjänster.

Om Almega och Almegas förbund skulle behandla dina personuppgifter för något ändamål som kräver ditt samtycke kommer vi att inhämta ditt samtycke i förväg. Vissa personuppgifter kan vara obligatoriska att tillhandahålla, till exempel för att vi ska kunna tillhandahålla en tjänst eller fullgöra en annan begäran från dig. Detta kommer då att anges eller framgå i samband med att uppgifterna samlas in.

För medarbetare i medlemsföretag

För medarbetare i medlemsföretag kan vi komma att behandla personuppgifter även på andra sätt än vad som nämnts ovan. Detta är främst kopplat till arbetsgivarens medlemskap i något av Almegas förbund och gäller för olika kontaktpersoner. Uppgifter om kontaktpersoner kan behövas för att hantera medlemskapet och frågor kopplade till det. Det kan röra exempelvis kontaktpersoner vid förhandlingar eller uppgifter kring medlemskap i olika arbetsgrupper.

Från vilka källor hämtar vi personuppgifter?

Insamling av dina personuppgifter sker exempelvis då du anger dina uppgifter i samband med att du anmäler dig för att få nyhetsbrev, deltar på seminarier och andra event, beställer tjänster och/eller produkter från oss eller tar kontakt med oss i olika ärenden. Även när det företag du arbetar på ansöker medlemskap eller redan är medlem kan uppgifter samlas in om personer i ledande ställning på företaget.

Ibland hämtar vi uppgifter från tredje part. Det gäller till exempel:

• Uppgifter från Bolagsverket via tjänsten Bisnode
• Uppgifter från fackliga organisationer
• Uppgifter från Fora
• Uppgifter från externa sidor

Kakor (cookies)

Vår webbplats använder kakor (cookies). Vi måste enligt lag informera våra besökare om detta, vad kakorna används till och hur man kan välja bort dem. Mer information hittar du här.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Personuppgiftsbiträden

I en del situationer är det nödvändigt för oss att anlita andra parter för att kunna utföra vårt arbete. Det handlar exempelvis om att vi använder oss av olika IT-leverantörer. De är att betrakta som personuppgiftsbiträden till oss och vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal i dessa fall. Personuppgiftsansvaret ligger kvar på Almega och Almegas förbund.

Vi kontrollerar självklart alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter samt tecknar personuppgiftsbiträdesavtal.

När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för de ändamål som är förenliga med de ändamål vi själva har för behandlingen eftersom vi fortfarande är personuppgiftsansvariga.

Aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina personuppgifter med vissa andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga. Det kan handla om myndigheter, till exempel Skatteverket. Vissa uppgifter lämnas även för statistiska ändamål.

När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Vi kan komma att anlita leverantörer och partners att utföra uppgifter för Almega AB:s räkning, till exempel för att tillhandahålla IT-tjänster eller hjälpa till med marknadsföring, analyser eller statistik. Utförandet av dessa tjänster kan innebära att dessa mottagare får tillgång till dina personuppgifter.

Almega och förbunden inom Almega kan i samband med kollektivavtalsförhandlingar och i samband med arbetsrättslig rådgivning och biträde lämna ut personuppgifter till fackliga organisationer.

Almega kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t.ex. polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES men ibland är det inte möjligt.

För visst IT-stöd kan uppgifterna föras till ett land utanför EU/EES. Det gäller till exempel om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Såsom personuppgiftsansvariga är vi ansvariga för att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddet för personuppgifter är densamma som inom EU/EES.

När personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån exempelvis genom ett beslut från EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av så kallade lämpliga skyddsåtgärder. Hit hör bland annat ”Privacy Shield” användningen av ”Binding Corporate Rules” och olika avtalslösningar. Om du vill ha information om skyddsåtgärderna är du välkommen att kontakta oss. Standardiserade modellklausuler för dataöverföring, som antagits av EU-kommissionen, finns även tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi har utarbetat gallringsrutiner för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för det specifika ändamålet. Hur lång lagringstiden kan bli är olika beroende på ändamål med behandlingen och hur länge uppgiften är nödvändig för ändamålet. Efter det kommer vi att på ett säkert sätt gallra eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig. Vissa uppgifter i bokföringen behöver på grund av lagstiftning till exempel sparas minst sju år medan uppgifter om specialkost raderas så snart evenemanget är avslutat.

Vilka är dina rättigheter som registrerad?

Som registrerad har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Här listar vi dessa rättigheter.

Rätt till registerutdrag (rätt till tillgång)

Om du vill veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. När du lämnar en sådan begäran kan vi komma att ställa en del frågor för att se till att det blir en effektiv hantering av din begäran. Vi kommer också vidta åtgärder för att säkerställa att uppgifterna begärs av och lämnas till rätt person.

Rätt till rättelse

Om du upptäcker att något är fel har du rätt att begära att dina personuppgifter rättas. Du kan också komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. I vissa fall kan du göra korrigeringar själv, vilket vi då informerar dig om.

Rätt till radering

Du kan begära att vi raderar de personuppgifter vi behandlar om dig bland annat om:

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.
• Du invänder mot en intresseavvägning vi gjort baserat på vårt berättigade intresse, där ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
• Personuppgifterna behandlas på olagligt sätt.
• Personuppgifterna har samlats in om ett barn (under 13 år) som du har föräldraansvaret för
• Om uppgiften inhämtats med stöd av ditt samtycke och du vill återkalla ditt samtycke

Vi kan dock ha rätt att neka din begäran om det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Det kan också vara så att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du exempelvis begär rättelse eftersom du anser att personuppgifterna vi behandlar är felaktiga kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta.

Om, och när, vi inte längre behöver dina personuppgifter för de fastställda ändamålen är vår rutin normalt att uppgifterna raderas. Om du behöver personuppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte rensar och raderar dina uppgifter.

Om du har gjort en invändning mot personuppgiftsbehandling vi gör med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.

Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

Du har alltid en rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. Du har också alltid rätt att slippa direktmarknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Du har som registrerad rätt till dataportabilitet (överföring av personuppgifter) om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserat.

Hantera dina rättigheter

Ansökan om registerutdrag eller om du vill åberopa någon av dina andra rättigheter ska vara skriftligt och egenhändigt undertecknad av den utdraget avser. Vi kommer besvara dina önskemål utan onödigt dröjsmål och senast inom 30 dagar. Maila till dataskydd@almega.se. Mailet ska i möjligaste mån skickas från den e-postadress du är registrerad med hos Almega.

Hur hanterar vi personnummer?

I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock motiverat med hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering. Vad avser behandling av personnummer i form av organisationsnummer för enskild näringsverksamhet så krävs denna behandling så länge företaget är medlem genom att organisationsnumret utgörs av personnumret.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi arbetar aktivt för att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Det gäller såväl genom tekniska som organisatoriska skyddsåtgärder.

Så här behandlar vi dina personuppgifter vid medlemskap

Som ett led i medlemskapet i Svenskt Näringsliv görs årligen en insamling av medlemsuppgifter. I samband med insamling av dessa uppgifter lämnar medlemsföretagen även in personuppgifter i form av främst kontaktuppgifter till kontaktpersoner. Insamlingen av dessa uppgifter är nödvändig för att Svenskt Näringsliv och Almega ska kunna fullfölja sina åtaganden gentemot medlemmarna och följer också av Svenskt Näringslivs stadgar paragraf 22.

Den som lämnar in personuppgifter om andra inom ramen för medlemsuppgiftsinsamlingen är skyldiga att kontrollera att samtycke inhämtats för att lämna dessa uppgifter.

Personuppgifterna behandlas i enlighet med vid varje tillfälle tillämplig lag och Svenskt Näringsliv arbetar även aktivt för att förhindra att dina personuppgifter missbrukas, sprids, förloras, förändras, förstörs eller att obehörig part får tillgång till personuppgifterna.

Personuppgifterna kan komma att behandlas i CRM system som är tillgängliga för hela Svenskt Näringsliv med ingående medlemsorganisationer. Svenskt Näringsliv ska enligt stadgarna § 3 utgöra en fast enhet och de gemensamma systemen är den del av att skapa denna enhet. De enda som har tillgång till dessa gemensamma system är behöriga användare.

Svenskt Näringsliv och medlemsorganisationerna behandlar personuppgifterna för att informera kontaktpersoner hos medlemmarna om bland annat nyheter, events och liknande Uppgifterna kan också komma att behandlas för att utveckla verksamheten. Till detta kommer att Svenskt Näringsliv och Almega kan komma att behandla personuppgifterna för att uppfylla skyldigheter enligt lag.

Personuppgifterna sparas till dess att åtaganden som behandlingen grundar sig på inte längre kräver behandling.

Tillsynsmyndighet

Datainspektionen är ansvarig myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen kring dataskydd. Om du anser att vi agerar felaktigt kan du kontakta Datainspektionen, se www.datainspektionen.se

Kontakta oss vid frågor om hur vi behandlar personuppgifter

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller har en begäran i enlighet med ovan rättigheter är du alltid välkommen att kontakta oss på: dataskydd@almega.se, eller via telefon på: 08-762 69 00.

Kontaktuppgifter
Almegas Dataskyddsombud
Almega AB
Postadress: Box 55545, 102 04 Stockholm
E-post: dataskydd@almega.se
Telefonnummer: 08-7626900